Ausgangssituation
Die Kanzlei Barone-Vogt Rechtsanwälte stand – wie viele Kanzleien – vor der Herausforderung, die Mandatsaufnahme effizienter und fehlerfreier zu gestalten.
Der bisherige Ablauf war geprägt von:
- Papierformularen und mehrfachen manuellen Eingaben
- Fehlerquote bei der Datenerfassung
- Zeitverlust durch fehlende Unterschriften und lange Rückläufe
- zusätzlichem administrativen Aufwand bei der Weitergabe der Daten in die Kanzleisoftware und ins Buchungssystem
Das bedeutete: Viel Aufwand für die Kanzlei – und auch für die Mandanten.
Zielsetzung
- Vereinfachte Prozesse von der Erfassung bis zur Nutzung der Daten
- End-to-End-Automatisierung vom Aufnahmebogen bis ins Buchungssystem
- Reduzierung der Fehlerquote durch automatische Plausibilitätsprüfungen
- Verbesserung des Mandantenerlebnisses durch digitale Unterschrift und direkte Online-Erfassung
- Sicherstellung einer DSGVO-konformen Datenübertragung
Umsetzung
Gemeinsam mit Herrn Davide Barone, LL.M. wurde ein vollständig digitaler Prozess entwickelt:
✅ Mandanten erfassen ihre Daten über ein Online-Aufnahmeformular
✅ Unterlagen und Vollmachten werden rechtssicher digital unterschrieben
✅ Alle Daten durchlaufen eine automatische Plausibilitätsprüfung
✅ Nach einer Freigabebestätigung durch den Mandanten fließen die Daten automatisiert in die Kanzleisoftware RA-Micro
✅ Ein Formular ist sogar öffentlich einsehbar, wodurch Transparenz für Mandanten entsteht
✅ Für die Datenerfassung in der Kanzlei steht ein Tablet bereit, das den Ablauf zusätzlich beschleunigt
✅ Alle Informationen fließen nicht nur in RA-Micro, und werden per Mail versedet
Zusätzlich wurde eine Outlook-Integration für die Anwälte umgesetzt:
- Termine, Fristen und Nachfassaktionen werden automatisch erfasst und synchronisiert
- Das stellt sicher, dass keine Fristen übersehen werden und das Fehlerrisiko minimiert ist
Ergebnisse
Die Vorteile für Barone-Vogt Rechtsanwälte sind klar messbar:
- ⏱️ Deutlich schnellere Mandatsaufnahme
- 📉 Fehlerquote stark reduziert
- 📂 Weniger administrativer Aufwand durch Wegfall doppelter Datenerfassung
- 🔐 DSGVO-konforme Übertragung aller Daten
- 🤝 Bessere Mandantenerfahrung – modern, einfach, digital
- 🔄 Durchgängige Automatisierung bis ins Buchungssystem und in Outlook
Fazit
Barone-Vogt Rechtsanwälte zeigen eindrucksvoll, wie eine Kanzlei mit klar strukturierter Automatisierung:
- Bürokratie abbaut,
- Effizienz steigert,
- Fehler vermeidet
- und gleichzeitig den Service für Mandanten auf ein neues Level hebt.
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